IT-Krisenmanagement

IT-Krisenmanagement

„Die Kaffeemaschine war das Einzige,
was funktionierte als ich ins Büro kam …“

„… Herr Burgey und sein Team haben es jedoch geschafft,
unsere IT rechtzeitig zum Laufen zu bekommen.
Die Fertigung unserer Kunden blieb von Störungen verschont.“

Nichts ging mehr

  • Ein großer Automobilzulieferer hatte im Rahmen eines Carve-Out-Projekts einen seiner Geschäftsbereiche aus dem Unternehmen herausgetrennt
  • Entgegen meiner Empfehlung wurde die Umstellung der kompletten Unternehmens-IT in einem Big Bang durchgeführt
  • Nach dem Go-Live ging nichts mehr

Uns blieben 48 Stunden Zeit

  • Weltweit konnte kein LKW Ware ausliefern. Uns blieben 48 Stunden Zeit, die Auslieferung zu ermöglichen, bis das erste Band bei einem Kunden stillsteht.
  • Weltweit stand die Fertigung weit länger still als in den worst-case-Szenarien des Carve-Out Projekts veranschlagt. Uns blieben 72 Stunden Zeit, die Fertigung ans Laufen zu bekommen, um keinen Kunden zu schädigen.
  • Es funktionierte kein Skype
  • Die Netzwerkkonfiguration war mangelhaft
  • Der Zugriff auf Daten, Dateien und Systeme funktionierte bruchstückhaft

Eine Woche später: Situation im Griff

Der CEO des neuen Unternehmens bei der ersten Betriebsversammlung der Mitarbeiter:

  • „Die Kaffeemaschine war das Einzige,
    was funktionierte als ich ins Büro kam …“
  • „… Herr Burgey und sein Team haben es jedoch geschafft,
    unsere IT rechtzeitig zum Laufen zu bekommen.
    Die Fertigung unserer Kunden blieb von Störungen verschont.“

Das IT-Krisenmanagement

Die Vorbereitung

  • Lange vorher beginnen (wenn der kritische Zeitpunkt vorher bekannt ist)
  • Alle erdenklichen Fehler in Betracht ziehen
  • Alternative Kommunikationskanäle etablieren und testen
  • Feste regelmäßige Abstimmtermine einplanen

Die Durchführung

  • Einrichtung eines zentralen IT-Krisenstabs
  • Transparenz über alle aufgetretenen Probleme, deren Auswirkung, Priorisierung und Bearbeitungsstatus schaffen
  • Management aller Störungen mit Hilfe eines Kanban
  • Harte Priorisierung notwendig, um sich nicht zu verzetteln
  • Nicht beirren lassen
  • Kommunikation mit allen relevanten Führungskräften weltweit, um Prioritäten abzustimmen
  • Unterstützung und – falls notwendig – Schutz der Mitarbeiter

Die Nachbereitung

  • Stufenweise Rückführung in den „Normalbetrieb“
  • Beheben und verfolgen der Störungen mit mittlerer und geringer Priorität
  • Abschluss und Dokumentation der Krisensituation

CIO worldwide


Projekt CIO worldwide
  • Stabilisierung der IT nach einem Carve-Out
  • Planung und Initiierung einer weltweiten IT-Reorganisation
  • End-to-End Digitalisierung der Geschäftsprozesse

➔ mehr ...

Lockdown:
Krisenmanagement remote

Lockdown mitten im Onboarding

  • 2 Tage nachdem ich mein Mandat begonnen habe, hat mein Auftraggeber beschlossen, alle Mitarbeiter über Nacht ins Home-Office zu schicken
  • In den folgenden 120 Tagen hatte ich nur über Telefonkonferenzen Kontakt zu Mitarbeitern, Kollegen und Vorgesetzten

Führung auf Distanz – und das in der Krise!

  • Die Führungsmannschaft war kein Team, sondern eine Handvoll Einzelspieler
  • Die Mitarbeiter waren unzufrieden, die Fluktuation war sehr hoch
  • Die IT-Führungskräfte der Divisionen hatten begonnen, „ihr eigenes Ding“ zu machen
  • Der (gekündigte) externe Dienstleister war nur bedingt kooperativ und ein Millionen-€-Betrag war strittig

erste Erfolge nach wenigen Wochen

  • „Wir waren Einzelspieler, im Zweifel jeder gegen jeden. Jetzt sind wir ein Führungs-TEAM und arbeiten Hand in Hand“
  • Den Mitarbeitern wurde Perspektive gegeben, was die Fluktuation nahezu gestoppt hat
  • Der Prozess one IT zusammen mit den Divisions wurde gemeinsam eingeleitet
  • Das Insourcing wurde erfolgreich umgesetzt und der Vertrag im Einvernehmen aufgelöst

Das IT-Krisenmanagement

Die Vorbereitung

  • Eine Vorbereitung gab es in diesem Fall nicht. Der abrupte Lockdown hat die Situation jedoch verschärft

Die Durchführung

  • Transparenz über die Situation schaffen. Natürlich auch hier die Nummer 1!
  • Reden, reden, reden. Kommunikation ist wichtig im Krisenmanagement. In einer remote-Situation ist sie unerlässlich
  • Die Belange jedes Einzelnen wichtig nehmen, egal ob Vorstand oder Auszubildender. Das kostet enorm viel Zeit. Und am Ende macht es den Unterschied
  • Einbeziehen der Mitarbeiter, Führungskräfte und Divisions in alle wichtigen Themen

Die Nachbereitung

  • Dokumentation und Übergabe

Interim Group CIO


Projekt Interim Group CIO
  • remote Onboarding und remote Management (3% onsite)
  • Cloud Migration vorbereiten
  • IT Strategie initiieren
  • In-Sourcing des Operations sicherstellen

➔ mehr ...

„Von 20 Mitarbeitern sind 19 aktiv auf Jobsuche“

Die Situation

  • Mein Kunde hat innerhalb kurzer Zeit den CIO und den Leiter RZ entlassen
  • Da beide wenig kommuniziert haben, gab es keinerlei Transparenz über anstehenden Handlungsbedarf
  • Mitarbeiter wurden lediglich als Erfüllungsgehilfen genutzt, wussten aber wenig um die Ziele und Aktivitäten

Die Konsequenz: Kommunikation und Zusammenarbeit auf dem Tiefpunkt

  • Die Mitarbeiter kannten weder die aktuellen Themen der Kollegen noch die wichtigsten anstehenden Aufgaben
  • Ein neues RZ stand kurz vor der Inbetriebnahme
  • Netzwerk- und Internetdienste waren gekündigt ohne dass es einen Alternativlieferanten gab
  • Die Serverhardware war veraltet und musste dringend erneuert werden 
  • Die Mitarbeiter waren demotiviert und desorientiert

9 Monate später

  • Die Abteilung war zu einem Team zusammengewachsen
  • Alle Mitarbeiter konnten beim Unternehmen gehalten werden
  • Das neue RZ wurde mit leichter Verzögerung in Betrieb genommen
  • Der Netzwerkdienstleister wurde überzeugt, den gekündigten Vertrag wieder aufleben zu lassen
  • Die Abteilung war fachlich wie auch mitarbeiterseitig stabilisiert

Das IT-Krisenmanagement

Die Vorbereitung

  • Eine Vorbereitung gab es in diesem Fall nicht. Das Mandat wurde begonnen, als der Krisenfall bereits eingetreten war

Die Durchführung

  • Transparenz über die aktuelle Situation schaffen:
    • Aufgaben
    • Verträge
    • Projekte
    • Abhängigkeiten
  • Einbeziehen der Mitarbeiter in alle wichtigen Aufgaben und Entscheidungen
  • Hinzuziehen externer Experten für verschiedene Themengebiete

Die Nachbereitung

  • Mitwirkung bei der Suche nach einem Nachfolger als RZ-Leiter
  • Dokumentation und Übergabe

Interim RZ-Leiter


Projekt Interim RZ-Leiter
  • Stabilisierung und Orientierung für die Mitarbeiter
  • DevOps eingeführt zur Optimierung der Zusammenarbeit
  • Ablösung und Migration der veralteten AIX-Hardware

➔ mehr ...

Was ist IT-Krisenmanagement?

IT-Krisenmanagement ist eine ausgewogene Mischung aus People Business, Risikoabschätzung, Taktik, Analyse, Entscheiden, Durchsetzen, Einfühlungsvermögen und vor allem: Kommunikation.

Transparenz schaffen

  • Analysieren der Situation
  • Bewerten und Priorisieren
  • Mit den Betroffenen abstimmen
  • Transparenz hinsichtlich aller Aspekte schaffen:
    • Probleme
    • Ursachen
    • Maßnahmen
    • Timing
    • Status

Ruhe bewahren und ausstrahlen

  • Nichts überhasten
  • Nicht beirren lassen
  • Alternativen und Risiken abwägen und in die Entscheidungsfindung einbeziehen
  • Mitarbeiter müssen ggf. vor dem Zugriff durch Fachbereiche und Management geschützt werden
  • Den Mitarbeitern Orientierung geben

Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren

  • Alle Stakeholder in die Kommunikation einbeziehen
  • Wenn es keine Ergebnisse oder Fortschritte gibt, dann muss kommuniziert werden, was aktuell getan wird und zu welchem Zweck 

Leistungsüberblick


Interim CIO Peter Burgey: Leistungen
  • Komplexe Führungsaufgaben
  • Digitale Transformation vom Kunden bis zum Lieferanten
  • Programmmanagement
➔ mehr ...

Projektleiter Fabless Manufacturing


Projekt Projektleiter Fabless Manufacturing
  • Design der Business-Prozesse
  • End-to-End Digitalisierung der Geschäftsprozesse vom Kunden bis hin zur mehrstufigen externen Supply-Chain
  • Einführung einer geeigneten Cloud-Lösung

➔ mehr ...

IT-Programmmanager


Projekt IT-Programmmanager
  • Analyse der Risiken und Abhängigkeiten
  • Roadmap zur Umsetzung des Programms
  • Aufbau eines wirkungsvollen Programm- und Projektportfoliomanagements

➔ mehr ...

DEEP-A – Projektanalyse
mit Tiefgang

DEEP-A Projektanalyse mit Tiefgang
  • Schnelle Bewertung
  • Differenzierte Auswertung
  • Spezifische Empfehlungen

➔ mehr ...
➔ Download Beispielbericht ...
➔ direkt zur Projektanalyse ...

Lesenswert: 6 Hüte des Denkens


6 Hüte des Denkens De Bono
In Workshops schneller auf den Punkt kommen: 6 Hüte des Denkens.
➔ mehr ...

Lesenswert: Das Teufelsquadrat


Das Teufelsquadrat zur Projektsteuerung
Projekte sicher ins Ziel bringen: Das Teufelsquadrat.

➔ mehr ...