Schritt 2: Sammeln Sie für jeden Einflussfaktor die relevanten Fragen

Im nächsten Schritt geht es darum, für jeden Einflussfaktor die relevanten Fragen zu sammeln. Also bei Organisation & Team könnte z.B. stehen:

• Wie ist die Erfahrung des IT-Projektleiters?
• Wie ist die Verfügbarkeit der Fachbereichs-Ressourcen?

Oder bei Betrieb:

• In welchen Stufen erfolgt die Inbetriebnahme?

Denken Sie daran, dass nichts von vorneherein selbstverständlich ist. Also Fragen nach der Projektpriorität oder der Managementunterstützung im Problemfall sind genauso wichtig wie die Vertrautheit des Teams mit den eingesetzten Methoden.

Beziehen Sie in die Erarbeitung der Fragen verschiedene Bereiche ein (Projektkernteam, Stakeholder, Management).

Schritt 3: Legen Sie ein Bewertungsschema fest

Sie benötigen ein Bewertungsschema, das es Ihnen erlaubt, die Bewertung durch verschiedene Projektbeteiligte durchführen zu lassen.

Wenn Sie Wert darauf legen, dass die Bewertung unterschiedlicher Personen vergleichbar ist, dann formulieren Sie für jede Frage verschiedene Antwortmöglichkeiten, denen Sie einen Wert hinterlegen. Die Befragten wählen die jeweilige Antwort aus und daraus ergibt sich die Bewertung des Einflussfaktors. Diese Methode macht zwar Bewertungen besser vergleichbar, verursacht aber auch einen ungleich höheren Aufwand. Siehe dazu auch den Schritt ➜ Werten Sie die Antworten aus.

Alternativ können Sie einfach mit grün/gelb/rot arbeiten. Das ist die Möglichkeit, die den geringsten Aufwand verursacht, aber auch eine schlechte Vergleichbarkeit der Antworten zulässt.

Schritt 4: Befragen Sie die wichtigsten Personen

Nun sind Sie soweit, dass Sie die Bewertung durchführen lassen können. Befragen Sie zumindest die Projektleitung, die wichtigsten Stakeholder und das Management. Wenn Ihre Fragen gut formuliert sind, können die Fragebögen einfach verschickt werden und die Antworten zurückgeschickt werden.

Eventuell benötigt der ein oder andere Unterstützung beim Beantworten der Fragen. Zumal die Bewertung des Projektumfelds oder der Projektsteuerung nicht jedem geläufig ist, wenn es um die Einschätzung eines Projekts geht.

Denken Sie schon sehr früh daran, dass es bei größeren Projekten durchaus sinnvoll ist, eine Bewertung in regelmäßigen Abständen – mindestens zweimal jährlich – durchzuführen, um zu sehen, ob sich der Status des Projekts verbessert oder verschlechtert. Achten Sie schon bei der Konzeption darauf, indem Sie z.B. eine Auswertesystematik in einem Excel-Sheet entwerfen, so dass die Folgebefragungen weniger Aufwand verursachen.

Auch sollte das ganze Konzept so allgemeingültig sein, dass Sie es in verschiedenen Projekten anwenden können.

Schritt 5: Werten Sie die Antworten aus

Sie können bei der Auswertung nach verschiedenen Kriterien vorgehen:

• Vergleichen Sie, ob die verschiedenen Teilnehmergruppen (Projektteam, Stakeholder, Management) in sich homogen geantwortet haben und ob die Antworten der verschiedenen Gruppen zueinander homogen sind. Wenn das nicht der Fall ist, liegt in den Bereichen mit den größten Differenzen womöglich die (verdeckte) Ursache von (potenziellen) Projektproblemen. Sie sehen bei diesem Punkt, dass es durchaus sinnvoll sein kann, in Schritt 3 mehr Aufwand zu investieren und dafür eine bessere Vergleichbarkeit zu erhalten.
• Analysieren Sie, in welchen Bereichen des Project Status Canvas Häufungen von kritischen Punkten zu finden sind. Diese enthalten weitere Hinweise auf möglich Problemfelder.
• Wenn Sie die Bewertung bereits zum wiederholten Mal ausführen, dann werten Sie aus, bei welchen Punkten sich die Bewertung verschlechtert hat.

Diese verschiedenen Auswertungen zeigen Ihnen die potenziellen Problemfelder auf und sind die Grundlage für den nächsten Schritt. Achten Sie darauf, dass die Problemfelder eine Bewertung haben, z.B. hoch, mittel gering oder einfach 1, 2, 3.